Ulepszenia

• Na fakturze można sprawdzić pełną historię działań

Nowa funkcjonalność:

• Możliwość wysłania faktur do klienta bezpośrednio z poziomu Amberlo

 

---

 

ULEPSZENIA

1. Na fakturze można sprawdzić pełną historię działań dotyczących faktury

Od teraz w oknie faktury możesz sprawdzić pełną historię działań jej dotyczących: data utworzenia faktury, zatwierdzenie jej, edytowanie statusu, datę wysłania do klienta:

 

 

NOWA FUNKCJONALNOŚĆ

1. Możliwość wysyłania faktur do klienta bezpośrednio z poziomu Amberlo

Amberlo wprowadziło długo oczekiwaną funkcję, która pozwoli Państwu zaoszczędzić sporo czasu. Faktury wygenerowane z systemu można wysłać klientom natychmiast. Aby wysłać fakturę nie trzeba już pobierać rachunku jako pliku PDF i załączać go do wiadomości e-mail. Rachunek można wysłać zaraz po jego przygotowaniu, bezpośrednio z Amberlo.

Jak wysłać fakturę e-mailem?

Po utworzeniu faktury i wprowadzeniu ewentualnych zmian, po prostu wybierz ikonę Wyślij fakturę:

Do wyboru są 2 opcje:

• Wyślij rachunek - klient otrzyma fakturę e-mailem

• Wyślij przypomnienie - klient otrzyma mailowo przypomnienie dotyczące nieopłaconej faktury

Niezależnie od wybranej opcji wiadomość e-mail zostanie wygenerowana dla klienta zgodnie z określonym szablonem. Wszystkie szablony wiadomości e-mail z fakturami są tworzone lub modyfikowane tutaj

• Generalne ustawienia konta Amberlo; przejdź do Ustawień Amberlo → Rachunki -> Wysyłanie: szablony tworzone w tym module będą używane do wysyłki faktur;

• Ustawienia kontaktu lub sprawy: przejdź do karty Kontakt lub Sprawa-> Ustawienia → Fakturowanie: jeśli chcesz dodać spersonalizowaną wiadomość do e-maila z fakturą.

Uwaga: tylko administrator ma uprawnienia do tworzenia lub modyfikowania szablonów wiadomości e-mail.

Po wybraniu opcji Wyślij fakturę lub Wyślij przypomnienie, zobaczysz wiadomość e-mail zawierającą link do faktury: 

Na tym etapie możesz dodać odbiorców, zmienić adres nadawcy lub edytować treść wiadomości.

 

2. Jak skonfigurować główne ustawienia poczty e-mail dla rachunków wychodzących?

Przed wysłaniem faktur należy skonfigurować ustawienia poczty e-mail. Przejdź do Ustawień (1)> Rachunki (2)> Wysyłanie (3), aby skonfigurować ustawienia ogólne i dostosować szablon wiadomości e-mail podczas wysyłania faktur do klientów:

Ustawienia poczty e-mail dla rachunków wychodzących

• Domyślny odbiorca (CC) - wprowadź adres e-mail na który będą wysyłane kopie wszystkich wiadomości
• Domyślny odbiorca (BCC) - wprowadź adres e-mail na który będą wysyłane kopie wszystkich wiadomości jako kopie anonimowe (BCC)

Serwis mailowy Amberlo:

• Domyślny - ten sam adres e-mail z którego korzystasz w Amberlo.
• Własny serwer SMTP - korzystając z SMTP możesz wysyłać e-maile z zewnętrznego serwera. Będziesz potrzebować nazwy hosta serwera SMTP, danych logowania oraz używanego portu i metody zabezpieczeń.

Ustawienia nadawcy:

• E-mail użytkownika: adres e-mail nadawcy zostanie wskazany jako nadawca (łącznie z imieniem i nazwiskiem)
• E-mail firmowy: adres e-mail nadawcy zostanie wskazany jako ogólny adres firmowy.

3. Jak spersonalizować szablony wiadomości e-mail dla rachunków i upomnień?

Nie ma już potrzeby uzupełniania treści wiadomości e-mail za każdym razem gdy wysyłasz fakturę lub upomnienie. Szablony wiadomości można ustawić wcześniej. Gdzie można ustawić wiadomość e-mail do rachunków i upomnień?

3.1 Generalne ustawienia konta Amberlo:

Uwaga: szablony utworzone w tym module będą używane dla wszystkich rachunków wychodzących.

3.1.1 Jak spersonalizować ustawienia szablonów wiadomości e-mail dla faktur? 

Aby edytować lub utworzyć nowy szablon wiadomości e-mail, przejdź do Ustawienia → Rachunki (1) → Wysyłanie (2) i kliknij przycisk ikony strzałki (3) w prawym górnym rogu strony, a następnie z rozwijanego menu wybierz Zarządzaj szablonami e-maili (4)

Po wyborze opcji Zarządzaj szablonami e-mail otworzy się okno nowej wiadomości e-mail, w którym możesz wybrać, czy chcesz utworzyć nowy szablon (klikając przycisk oznaczony ikoną plusa), czy edytować istniejący:

Jeśli chcesz edytować informacje o szablonie, po prostu kliknij nazwę szablonu i wprowadź zmiany:

Ważne: treść e-maila musi zawierać dynamiczne pole, które generuje link do wysłanej faktury - {{ViewUrl}}.

Inne zmienne szablonu można również wstawiać do treści wiadomości e-mail, kopiując zmienną z poniższej listy. Powyższy przykład pokazuje, jak mógłby wyglądać szablon wiadomości e-mail dla nowej faktury.

{{Number}} - document number 
{{DocumentType}} - document type (Invoice, Estimate) 
{{ViewUrl}} - document link 
{{Title}} - document title (VAT Invoice, Invoice) 
{{IssueDate}} - issue date 
{{Buyer}} - buyer name 
{{BuyerFirstName}} - buyer first name 
{{BuyerLastName}} - buyer last name 
{{TotalPriceNetWithCurrency}} - total NET price with currency (eg. €15.36) 
{{TotalPriceGrossWithCurrency}} - total GROSS price with currency (eg. €15.36) 
{{TotalPriceGross}} - total NET price (eg. 15.36) 
{{TotalPriceNet}} - total NET price (eg. 15.36) 
{{TaxValue}} - tax amount (eg. 15.36) 
{{TaxValueWithCurrency}} - tax amount with currency (eg. €15.36) 
{{Notes}} - Additional notes from bill 
{{PaymentTo}} - Due date 
{{AmountDueWithCurrency}} - Due amount with currency (eg. €15.36) 
{{AmountDue}} - Due amount (eg. 15.36) 
{{PaidWithCurrency}} - Due amount with currency (eg. €15.36) 
{{Paid}} - Due amount (eg. 15.36) 
{{EmailUserSignature}} - User's personal signature which is set in email integration. 
{{Footer}} 

Terms which can be translated in other languages (.Fr; .Lt; .Ru;) 
{{DocumentType.Lt}} - document type (Invoice, Estimate) 
{{Title.Lt}} - title (VAT Invoice, Invoice) 

3.1.2 Jak spersonalizować ustawienia szablonów wiadomości e-mail dla upomnień?

Terminowe płatności są kluczowe dla każdej firmy. Teraz nie musisz tracić czasu na zastanawianie się, kto i kiedy musi Ci zapłacić.

Amberlo ma nową funkcję która automatyzuje wysyłanie przypomnień o opóźnionych fakturach. Wystarczy, że włączysz Przypomnienie o fakturze, utworzysz tekst szablonu Przypomnienia i określisz, jak często ma być wysyłane przypomnienie.

Aby utworzyć (lub edytować) szablon e-maila z przypomnieniem, przejdź do Ustawienia (1) → Rachunki (2) → Wysyłanie (3) → Niezapłacona faktura (przypomnienia) (4)

Po włączeniu automatycznych przypomnień system będzie sprawdzać terminy płatności faktur codziennie o północy. Jeśli któraś z płatności nie dotrze na czas, system automatycznie wyśle ​​wiadomość e-mail, aby delikatnie przypomnieć klientowi o zaległej fakturze. 

Jak uruchomić przypomnienia?

• Zaznacz pole: Ustaw automatyczne przypomnienia;

  Określ, jak często chcesz wysyłać przypomnienia za pomocą opcji "Wysłać przypomnienia po";

  Jeśli chcesz wysyłać przypomnienia dotyczące zaległych wycen, wybierz "Wysłać też odnośnie wycen".

3.2 Ustawienia Kontaktu lub Sprawy

Personalizacja przypomnień jest możliwa z poziomu kontaktu (klienta) lub sprawy. Przeglądając kartę Klienta lub kartę Sprawy wybierz zakładkę Ustawienia (1), w której możesz zmienić domyślne ustawienia poczty e-mail dla rachunków wychodzących. Tutaj możesz dodać określone informacje o swoim kliencie lub sprawie. Jeśli masz klienta, który potrzebuje dodatkowych adresów e-mail tylko w niektórych sprawach, pozostaw to pole puste na poziomie klienta i zamiast tego zmodyfikuj Ustawienia faktury na poziomie sprawy.

Przejdź do części Kontakty, wybierz kartę klienta i otwórz ją:

Wybierz Ustawienia (1) → Dane do faktury (2) → Wysyłanie (3) i zaznacz Użyj niestandardowego szablonu wiadomości e-mail dla tego kontaktu (4) i Dla tego kontaktu użyj niestandardowych ustawień przypomnień (5).

Zarządzaj sugerowanymi odbiorcami e-mail

Jeśli główna osoba kontaktowa prosi, aby faktury były również wysyłane na inny adres e-mail oprócz własnego, Amberlo ma szybką i prostą opcję wysłania tej samej faktury do wielu odbiorców. System domyślnie sugeruje pasujące nazwy lub adresy w sekcji Wyślij do, ale możesz także dodać dodatkowe adresy e-mail. Po prostu wpisz kilka adresów e-mail, oddzielając je przecinkami i gotowe. Teraz za każdym razem, gdy utworzysz i wyślesz fakturę dla tego klienta, zostanie ona wysłana na kilka adresów e-mail wymienionych w ustawieniach rozliczeniowych klienta.

Uwaga: Pamiętaj, że jeśli dodasz adres na poziomie Klienta, oznacza to, że każda faktura dla tego klienta będzie również wysyłana na dodatkowe wyznaczone adresy. Jeśli masz klienta, który potrzebuje dodatkowych adresów e-mail tylko do niektórych spraw, pozostaw to pole puste na poziomie klienta i zamiast tego kliknij Ustawienia w przypadku rozpatrywania sprawy.

4. Jak ustawić stopkę w wiadomości e-mail?

Proponujemy ustawić stopkę w wiadomościach e-mail. Dzięki temu e-maile będą miały profesjonalny, jednolity wygląd. 

Uwaga: aby wszystkie wiadomości e-mail zawierały stopkę, podczas tworzenia szablonu wiadomości e-mail dla rachunków i przypomnień - należy określić dynamiczne pole {{Footer}}.

 

To wszystkie zmiany. Mamy nadzieję, że pomogą one w Państwa pracy i zaoszczędzą jeszcze więcej czasu.

Dziękujemy za podzielenie się z nami swoimi opiniami i spostrzeżeniami. Naszym celem jest tworzenie i ulepszanie Amberlo tak, aby każdego dnia być najlepszym partnerem. Bez Państwa opinii nie byłoby to możliwe, dlatego serdecznie dziękujemy za każdą zgłoszoną uwagę i dodajemy je do listy przyszłych aktualizacji. Jeśli macie Państwo propozycje zmian w systemie prosimy o kontakt z: support@amberlo.io