Funkcja automatyzacji dokumentów firmy Amberlo umożliwia połączenie Szablonu dokumentu z Polami scalania z Kontaktów, Spraw i Kontraktów. Pola Scalania automatycznie pobierają informacje ze Sprawy, Kontaktu czy Kontraktu w Amberlo i umieszczają je w dokumentach - oszczędzając Twój czas. Będziesz mógł wygenerować dokument i dodać wymagane informacje ze pomocą kilku kliknięć. Pola scalania są dostępne dla nazwy klienta, adresu, Pól niestandardowych i dla wielu innych.
Jak mogę wygenerować dokument korzystając z szablonu?
Szablony dokumentów to dokumenty Word, które można ponownie wykorzystać w dowolnym momencie. Zostaną one odpowiednio zmodyfikowane w zależności od wybranego pliku, kontaktu lub umowy. Szablony będą używane do tworzenia nowych dokumentów.
Aby rozpocząć:
Otwórz listę Pól scalania
Możesz sprawdzić listę dostępnych Pól scalania przechodząc do Ustawień Amberlo i wybierając Dokumenty (1) w panelu po lewej stronie. Następnie należy wybrać obszar (Sprawa, Kontrakt, Kontakt) skąd chcesz wygenerować dokumenty (2). Wybranie konkretnego rekordu danych spowoduje wygenerowanie podglądu danych dla tego rekordu.
Otwórz szablon
Znajdź szablon dokumentu, do którego chcesz dodać pola korespondencji seryjnej. Obsługiwane typy plików to: „.docx”, „.pptx” i „.xlsx”.
Otwórz szablon i zacznij tworzyć własny dokument. Wstaw pole korespondencji seryjnej w miejscu, w którym ma być wyświetlana wartość w dokumencie. Możesz szybko skopiować pole korespondencji seryjnej z Amberlo klikając przycisk Kopiuj ( ) po prawej stronie pola. Na przykład, jeśli chcesz zwrócić się do klienta w dokumencie, dodaj pole << Matter.Contact.FirstName >>, jak poniżej:
Przejdź do panelu Dokumenty
Kiedy właściwy szablon został utworzony, przejdź do zakładki Dokumenty (3) i wybierz Szablony dokumentów (4):
Naciśnij + (5), a będziesz mógł załadować utworzony Szablon (6). System poprosi Cię o wybranie miejsca, w którym będziesz używać tego szablonu: w Kontaktach, Sprawach lub Kontraktach (7). Po dokonaniu wyboru zatwierdź: Zapisz.
Ważne: pamiętaj, aby przesłać niezabezpieczony plik .docx.
Po utworzeniu i przesłaniu własnego szablonu dokumentu do Amberlo (z zaznaczonymi polami autouzupełniania), będziesz mógł wygenerować dokument dla różnych Spraw, Kontaktów lub Kontraktów. Możesz teraz uzyskać dostęp do tego szablonu z sekcji Dokumenty w panelach Kontakt, Sprawa lub Kontrakt:
Ważne: za każdym razem, gdy generujesz dokument przy użyciu tego Szablonu Pola scalania zostaną automatycznie wypełnione wymaganymi danymi. Aby uzyskać więcej informacji na temat generowania dokumentów korzystając z szablonu kliknij TUTAJ.
Mamy nadzieję, że instrukcja ta pomoże w korzystaniu z programu Amberlo. Jeśli macie Państwo jakieś pytania lub uwagi zapraszamy do kontaktu z support@amberlo.io.