Dokumentų Automatizavimo funkcija leidžia sukurti Dokumentų Šablonus su Automatiškai Užpildomais Laukais iš Kontaktų, Bylų ir Sutarčių. Šie Automatiškai Užpildomi Laukai yra automatiškai užpildomi informacija, paimta iš Bylos, Kontakto ar Sutarties ir patenka į jūsų dokumentą. Tai leidžia jums nešvaistyti laiko visų reikiamų duomenų įvedimui ir tikrinimui rankiniu būdu. Galėsite sugeneruoti Dokumentą ir užpildyti jį reikiamais duomenimis vos kelių mygtukų paspaudimu. Automatiškai Užpildomus Laukus galite naudoti kliento pavadinimui, adresui, Papildomiems Laukams ir daugeliui kitų rekvizitų.
Kaip sugeneruoti dokumentą naudojant Šabloną?
Dokumentų Šablonai - tai Word dokumentai, kuriuos galite pakartotinai naudoti, kada tik prireiks, jie bus atitinkamai pakeisti, atsižvelgiant į pasirinktą Bylą, Kontaktą ar Sutartį. Šablonai bus naudojami naujų dokumentų kūrimui.
Norėdami pradėti, atlikite šiuos veiksmus:
Prisijunkite prie galimų Automatiškai Užpildomų Laukų sąrašo
Galimus Automatiškai Užpildomi Laukus galite peržiūrėti nuėję į Amberlo Nustatymus, tuomet kairėje esančiame meniu paspauskite Dokumentai (1) ir pasirinkite duomenų tipą (Kontaktas, Byla arba Sutartis), iš kurio vėliau galėsite generuoti dokumentus (2). Pasirinkus duomenų tipą bus sugeneruota to duomenų tipo peržiūra:
Atsidarykite savo Šabloną
Atsidarykite dokumento šabloną, prie kurio norite pridėti Automatiškai Užpildomus Laukus. Palaikomi šablonų failų tipai yra šie: ".docx", ".pptx", and ".xlsx".
Atidarykite šablono dokumentą ir pradėkite kurti savo Dokumento Šabloną. Iterpkite Automatiškai Užpildomus Laukus ten, kur norite matyti jų reikšmes sugeneruotame dokumente. Greitai ir paprastai galite nukopijuoti Automatiškai Užpildomus Laukus paspausdami kopijavimo mygtuką ( ), esantį kiekvieno lauko dešinėje pusėje. Pavyzdžiui, jei norite pridėti kliento adresą į dokumentą, turite įterpti << Matter.Contact.FirstName >> lauką:
Eikite į Dokumentų modulį
Jei jau sukūrėte savo šablono turinį, eikite į Dokumentų (3) modulį ir paspauskite Dokumentų Šablonai (4):
Paspauskite + mygtuką (5) ir galėsite įkelti sukurtą Šabloną (6). Sistema paprašys pasirikti, kur naudosite šį šabloną: Kontaktuose, Bylose ar Sutartyse (7). Kai pasirinksite, spauskite mygtuką Saugoti.
Svarbu: būtinai įkelkite neapsaugotą „.docx“ failą.
Po to, kai sukursite ir įkelsite į Amberlo savo sukurtą Dokumento Šabloną su visais pasirinktais Automatiškai Užpildomais Laukais, jau galėsite generuoti dokumentus iš skirtingų Bylų, Kontaktų ar Sutarčių. Šį Šabloną dabar jau galėsite pasiekti iš Dokumentų skilties, esančios Kontakte, Byloje ar Sutartyje:
Svarbu: kaskart, kai generuosite Dokumentą naudodami šį Šabloną, Automatiškai Užpildomi Laukai bus automatiškai užpildyti reikiamais duomenimis. Daugiau informacijos, kaip sugeneruoti Dokumentus, naudojant Šablonus, rasite paspaudę ČIA.
Tikimės, kad ši informacija padės jums sklandžiai pradėti naudotis Amberlo. Jei turite klausimų ar atsiliepimų, nedvejodami susisiekite su mumis el. paštu support@amberlo.io. Mums visada malonu jums padėti!